Đơn xin phép

Khi nào dùng: Nghỉ phép, nghỉ không lương, đi muộn, về sớm, làm việc từ xa, hiếu hỷ hoặc các trường hợp vắng mặt khác.

Tạo đơn

Các bước

Chấm công & Thời gian → Đơn xin phép.
Bấm Tạo đơn → chọn loại phép: phép năm, nghỉ bệnh, nghỉ không lương, đi muộn, về sớm, làm việc từ xa… (theo chính sách công ty).
Chọn ngày / giờ nghỉ.
Nhập lý do (không bắt buộc nhưng nên có để người duyệt dễ xử lý).
Chọn người duyệt (thường là quản lý trực tiếp).
Với hiếu hỷ: chọn Loại hiếu hỷ (không vượt số ngày tối đa).
Gửi → chờ duyệt.

Số phép khả dụng hiển thị ở đầu form tạo đơn, theo một trong hai cách:

Theo ngày: ví dụ còn 5,5 ngày (1 ngày công = 1 ngày).
Theo phút: ví dụ còn 440 phút (1 ngày công = 480 phút = 8 giờ; nửa ngày = 240 phút).

Có thể đổi cách hiển thị ngày ↔ phút bằng nút chọn cạnh số phép.

Ví dụ: Còn 480 phút, nghỉ 240 phút (4 giờ) → còn lại 240 phút. Còn 10 ngày, nghỉ 1 ngày → còn 9 ngày.

Đi muộn: đến sau giờ bắt đầu ca → tạo đơn cho số phút đến muộn. Ví dụ: ca bắt đầu 8:00, bạn đến 8:30 → đơn đi muộn 30 phút.
Về sớm: rời trước giờ kết thúc ca → tạo đơn cho số phút về sớm. Ví dụ: ca kết thúc 17:00, bạn về 16:30 → đơn về sớm 30 phút.

Nếu số phép còn lại không đủ cho đơn đi muộn / về sớm, hệ thống cho bạn chọn:

Hủy đơn — không gửi nữa.
Tính là không lương — số phút đó không trừ vào phép, nhưng cũng không được trả lương. Đơn sẽ có nhãn đỏ Không lương.

Lưu ý: chỉ đơn đi muộn / về sớm mới đánh dấu không lương được; đơn nghỉ cả ngày thì không.

Dùng khi bạn biết sẽ cần nghỉ trong tương lai nhưng chưa chọn ngày cụ thể (ví dụ đặt trước 3 ngày cho tháng sau).

Tạo đơn → chọn loại phép → chọn Phép trước (nếu có).
Nhập lượng thời gian cần: theo ngày (5 ngày), giờ (40 giờ) hoặc phút (2400 phút).
Chọn người duyệt, nhập lý do → gửi.
Sau khi được duyệt, khi biết ngày cụ thể, tạo đơn tiếp sử dụng số ngày đã duyệt trước.

Danh sách đơn hiển thị: trạng thái (chờ duyệt / đã duyệt / từ chối), loại phép, thời gian, lý do.
Đơn chờ duyệt: thường có thể sửa hoặc xóa (hủy). Đơn đã duyệt thì không sửa / xóa được.

Kết quả mong đợi: Đơn xuất hiện trong danh sách; người duyệt nhận để xử lý.

Gặp vấn đề?

Không gửi được → kiểm tra đã chọn loại phép, người duyệt, ngày bắt đầu / kết thúc (trường bắt buộc).
Báo không đủ phép → giảm thời gian nghỉ; chọn không lương (chỉ với đi muộn / về sớm); hoặc liên hệ HR để được hướng dẫn.
Hiếu hỷ vượt số ngày tối đa → chọn lại loại hoặc rút ngắn thời gian.
Đơn đi muộn / về sớm bị từ chối → hỏi quản lý / HR lý do cụ thể, bổ sung giải thích và gửi lại nếu cần.

Mẹo: Gửi đơn sớm; ghi lý do rõ ràng; xem ngày lễ trên lịch và số phép còn lại trước khi chọn ngày; báo trước cho đồng nghiệp về kế hoạch nghỉ.