Báo cáo chấm công theo phòng ban
Khi nào dùng: Xem nhanh tình hình chấm công hôm nay theo từng phòng ban: ai đi làm, ai nghỉ phép, ai đi muộn, ai vắng.
Báo cáo hiển thị gì?
Mỗi phòng ban có một thẻ tóm tắt cho ngày hôm nay:
| Thông tin | Ý nghĩa |
|---|---|
| Tổng số | Số nhân viên của phòng ban |
| Đi làm | Đã chấm công hôm nay |
| Nghỉ phép | Có đơn nghỉ đã duyệt (phép năm, nghỉ bệnh…) |
| Đi muộn | Chấm vào sau giờ bắt đầu ca |
| Vắng | Không chấm công và không có đơn nghỉ |
| Tỷ l ệ chấm công | % nhân viên có mặt hoặc nghỉ có phép |
Màu sắc: xanh lá = có mặt đúng giờ; vàng / cam = đi muộn; xanh dương = nghỉ phép đã duyệt; đỏ = vắng; xám = chưa gán ca (nhân viên mới…).
Cách tính tỷ lệ: (Đi làm + Nghỉ phép) / Tổng số × 100. Ví dụ: phòng 20 người, 18 đi làm, 1 nghỉ phép đã duyệt, 1 vắng → tỷ lệ = (18 + 1) / 20 = 95%.
Dữ liệu cập nhật khi nào?
Báo cáo không tự làm mới liên tục trên màn hình. Tùy cách nhân viên chấm:
| Cách chấm | Thường thấy trên báo cáo sau |
|---|---|
| App (web / mobile) | Vài giây — tải lại trang nếu chưa thấy |
| Máy tự gửi dữ liệu | Vài giây đến vài chục giây |
| Máy kết nối trực tiếp | Theo lịch đồng bộ (thường 1–5 phút) — có thể bấm Đồng bộ ngay trên máy chấm công |
Biểu đồ Chấm công theo phòng ban trên Tổng quan dùng cùng dữ liệu, cùng quy tắc trên.
Các bước
- Chấm công & Thời gian → Theo dõi chấm công.
- Xem mục Chấm công theo phòng ban — quét nhanh các thẻ, chú ý số vắng (màu đỏ).
- Bấm vào thẻ phòng ban để xem chi tiết từng nhân viên: tên, chức vụ, giờ vào / ra và trạng thái.
- Với phòng ban có nhiều người vắng: kiểm tra nhân viên nào bị đánh vắng, xem có đơn nghỉ chưa được duyệt không, và liên hệ tìm hiểu nguyên nhân.
Kết quả mong đợi: Nắm được toàn cảnh chấm công trong ngày; phát hiện sớm vắng mặt không kế hoạch để xử lý kịp.
Cách dùng hiệu quả
- Xem đầu giờ sáng — phát hiện sớm ai vắng không lý do để gọi hỏi kịp thời.
- Theo dõi xu hướng — xem hàng tuần để phát hiện quy luật (hay vắng thứ Hai, hay đi muộn ngày nào…) và trao đổi với trưởng nhóm.
- Phân biệt nghỉ phép và vắng — số màu xanh dương là nghỉ có kế hoạch (đã duyệt); số màu đỏ là vắng không kế hoạch, cần theo dõi.
- Đối chiếu đơn nghỉ — nhân viên bị đánh vắng có thể đã gửi đơn nhưng chưa được duyệt.
- Chia sẻ với quản lý — trưởng phòng dùng báo cáo để nắm tình hình đội mình.
Gặp vấn đề?
- Tỷ lệ chấm công thấp dù có người nghỉ phép → người nghỉ có phép vẫn được tính vào tỷ lệ; nếu tỷ lệ vẫn thấp nghĩa là có người vắng không phép — kiểm tra số màu đỏ.
- Muốn xem dữ liệu ngày trước → báo cáo này hiển thị hôm nay; để xem lịch sử, dùng Theo dõi chấm công và lọc theo khoảng ngày.
- Nhân viên làm từ xa bị đánh vắng → kiểm tra đơn làm việc từ xa đã được duyệt chưa; nếu cần, điều chỉnh chấm công thủ công theo quy định.
- Nhân viên chấm máy nhưng báo cáo chưa đổi → chờ lịch đồng bộ hoặc nhờ admin Đồng bộ ngay; tải lại trang.
- Chấm app nhưng chưa thấy → tải lại trang; thử đăng xuất / đăng nhập lại.