Cấu hình & quản lý nghỉ phép
Khi nào dùng: Thiết lập cách hệ thống tính phép: số phép của nhân viên, quy tắc nghỉ không lương, loại phép và bộ lọc — cho khớp với chính sách nhân sự của công ty.
Số phép (leave balance) hoạt động thế nào?
Số phép giống một "tài khoản" thời gian nghỉ của mỗi nhân viên: công ty cấp phép mỗi năm, nhân viên dùng khi nghỉ, phần còn lại là số dư.
Hệ thống lưu số phép theo phút để tính chính xác:
- 1 ngày công chuẩn = 480 phút (8 giờ × 60).
- Hiển thị theo ngày ho ặc phút tùy cài đặt của công ty.
Ví dụ: 10 ngày phép = 4.800 phút. Nghỉ 1 ngày → trừ 480 phút; nghỉ 2 giờ → trừ 120 phút; còn lại 4.200 phút = 8,75 ngày.
Độ dài ngày công khác nhau: công ty có thể dùng ca 8 giờ (480 phút), 6 giờ (360 phút) hay 10 giờ (600 phút). Hệ thống tự quy đổi theo số giờ ngày công cấu hình tại Cấu hình hệ thống → Ca làm việc — hãy đảm bảo giá trị này đúng. Khi đổi số giờ ngày công, các quy đổi sau đó dùng mức mới; số phép hiện có giữ nguyên.
Điều chỉnh số phép thủ công (override)
Bình thường nhân viên không thể nghỉ quá số phép còn lại. HR có thể điều chỉnh thủ công số phép cho các trường hợp đặc biệt: nhân viên mới vào giữa năm cần phép ngay, chính sách cho phép "ứng" phép, sửa lỗi tính toán, hoặc quyết định đặc cách.
Các bước
- Quản lý nhân sự → Nhân viên → chọn nhân viên.
- Mở tab Số phép → bấm Điều chỉnh.
- Chọn loại phép; nhập lượng điều chỉnh (số dương để cộng, số âm để trừ).
- Ghi lý do điều chỉnh (bắt buộc nên có, để tra soát sau) → Lưu.
Số phép cập nhật ngay và được ghi vào lịch sử hệ thống. Lưu ý: điều chỉnh ảnh hưởng mọi đơn nghỉ sau này; nếu nhập sai, tạo một điều chỉnh mới để sửa lại.
Nghỉ không lương (đi muộn / về sớm)
Nghỉ không lương = nghỉ không trừ vào số phép (nhưng cũng không được trả lương cho thời gian đó). Thường dùng cho đơn đi muộn / về sớm khi nhân viên hết phép hoặc chính sách cho phép linh hoạt.
Khi nhân viên tạo đơn đi muộn / về sớm, có 2 lựa chọn: trừ vào phép (mặc định) hoặc tính không lương (số phép giữ nguyên).
Bật tính năng:
- Cấu hình hệ thống → Cấu hình nghỉ phép.
- Bật Cho phép không lương với đi muộn / về sớm.
- Nhân viên sẽ thấy lựa chọn này khi tạo đơn đi muộn / về sớm.
Lưu ý: nghỉ không lương vẫn được ghi nhận trong hệ thống và vẫn cần quản lý duyệt; kiểm tra chính sách công ty trước khi bật.
Loại phép & bộ lọc theo loại
Thiết lập loại phép:
- Cấu hình hệ thống → Loại nghỉ phép.
- Thêm / sửa loại. Mỗi loại có: tên hiển thị (ví dụ "Phép năm"), mã (ví dụ VACATION), có lương hay không, và có yêu cầu số dư phép hay không.
- Lưu.
Lọc đơn theo loại phép: khi xem danh sách đơn (Duyệt nghỉ phép / Đơn xin phép), dùng bộ lọc loại phép để chỉ hiển thị một hoặc vài loại — ví dụ chỉ xem đơn nghỉ bệnh 3 tháng gần nhất để theo dõi, hoặc chỉ xem phép năm để sắp xếp người trực hè. Bộ lọc có ở: đơn của tôi, màn hình duyệt, báo cáo nghỉ phép, lịch sử nghỉ của từng nhân viên.
Kết quả mong đợi: Nhân viên thấy đúng các loại phép trong form xin phép; HR quản lý được số phép và theo dõi được từng loại nghỉ.
Ví dụ thực tế
- Nhân viên mới vào giữa năm: vào Nhân viên → chọn người → Số phép → điều chỉnh +5 ngày (2.400 phút), lý do "Phép theo tỷ lệ cho nhân viên vào giữa năm".
- Hết phép nhưng cần nghỉ 3 giờ khám bệnh: nhân viên gửi đơn; HR / quản lý duyệt theo dạng không lương — 3 giờ được ghi nhận nhưng không trừ phép.
Gặp vấn đề?
- Nhân viên hết phép không tạo được đơn → loại phép đang yêu cầu số dư; tắt Yêu cầu số dư phép trong cấu hình loại phép nếu công ty cho phép âm phép.
- Muốn hiển thị theo ngày thay vì phút → do cài đặt hiển thị của công ty; liên hệ quản trị hệ thống kiểm tra trong Cấu hình hệ thống.
- Đã duyệt không lương nhưng vẫn bị trừ phép → kiểm tra lựa chọn "không lương" khi duyệt và cấu hình loại phép; nếu sai, điều chỉnh lại số phép thủ công.
- Muốn xem số phép của tất cả nhân viên → Quản lý nhân sự → Báo cáo số phép (nếu có).